База документов, инструкций, шаблонов и образцов.
База документов, инструкций, шаблонов и образцов.
База документов, инструкций, шаблонов и образцов.
2.1. В школьный архив поступают:
2.2. Сроки хранения документов в архиве образовательного учреждения определяются согласно срокам, указанным в утвержденной номенклатуре дел.
3.1. Основными задачами архива являются: 3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения об архиве общеобразовательного учреждения. 3.1.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности организации, осуществляющей образовательную деятельность. 3.1.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата. 3.1.4. Использования документов, находящихся на хранении в архиве школы. 3.1.5. Подготовка и своевременная направление документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. 3.1.6. Методическое руководство и проверку за формированием и оформлением дел в делопроизводстве школы и в установленные срокий передачей их в архив образовательного учреждения.
В соответствии с возложенными задачами архив выполняет следующие функции: 4.1. Организует получение документов постоянного и временных (свыше 10 лет) периодов хранения, в том числе по кадрам и обучающимся, образовавшихся в деятельности школы, согласно утвержденным графиком. 4.2. Обеспечивает сохранность и ведет регистрацию документов и фондов, находящихся на хранении в архиве общеобразовательного учреждения. 4.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве школы документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов архивного фонда согласно порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. 4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в школьный архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации, осуществляющей образовательную деятельность. 4.5. Разрабатывает графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов Архивного фонда РФ на хранение в государственный (муниципальный) архив. 4.6. Осуществляет подготовку и представляет:
4.20. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства образовательного учреждения.
Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за архив, вправе: 5.1. Представлять директору организации, осуществляющей образовательную деятельность, предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда в архиве школы. 5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, осуществляющей образовательную деятельность. 5.3. Запрашивать от структурных подразделений и работников школы сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций. 5.4. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива организации, осуществляющей образовательную деятельность. 5.5. Информировать структурные подразделения школы о необходимости передачи документов в архив согласно утвержденным графиком. 5.6. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии общеобразовательного учреждения, а также в экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.
6.1. Назначенное приказом директора школы лицо, ответственное за ведение архива, несет персональную ответственность за:
6.2. Ответственные за ведение делопроизводства, подготовку и представление документов на хранение в архив, назначаются директором организации, осуществляющей образовательную деятельность. 6.3. Контроль деятельности архива выполняет директор организации, осуществляющей образовательную деятельность.
7.1. Подготовка документов к передаче в архив образовательного учреждения включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи. 7.2. Экспертиза ценности документов. 7.2.1. Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление периодов хранения. Экспертизу ценности документов в образовательного учреждения выполняет постоянно действующая экспертная комиссия. 7.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом директора школы. В состав Экспертной комиссии включают не менее трех сотрудников, в том числе в обязательном порядке лицо, ответственное за ведение школьного архивного подразделения, и директор муниципального архива (по согласованию). Секретарем Экспертной комиссии назначают секретаря образовательного учреждения. Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел школы, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению. 7.3. Оформление дел 7.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись. 7.3.2. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное наименование вышестоящей организации, наименование образовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела. 7.3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория, другие данные. В каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания данного тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле. 7.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами. 7.3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. 7.3.6. В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его должности и даты составления. 7.3.7. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.). 7.4. Описание документов постоянного срока хранения 7.4.1. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу. 7.4.2. Описи составляются делопроизводителем. 7.4.3. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет. 7.4.4. На дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении. 7.4.5. По окончании делопроизводственного года в образовательного учреждения производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (согласно номенклатурой образовательного учреждения). 7.4.6. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу. 7.4.7. Описи составляются секретарем. 7.5. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
8.1. Документы архива хранятся в архивохранилище общеобразовательного учреждения. 8.2. Не допускается размещение архива в подвальных и чердачных помещениях школы. 8.3. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды. 8.4. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима. 8.5. Все поступающие в архив образовательного учреждения документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. 8.6. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. 8.7. Расстановка стеллажей и шкафов выполняется согласноо следующими требованиями:
8.8. Противопожарный режим в зданиях, где размещается школьное архивное подразделение, и в архивохранилищах определяется согласно Правилами противопожарного режима в Российской Федерации от 16 сентября 2020 года №1479. 8.9. Архивные документы следует хранить в темноте. 8.10. Защита документов от действия света гарантируется хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа. 8.11. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи. 8.12. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. 8.13. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:
8.14. Помещения архива образовательного учреждения должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, пыли.
9.1. Данный регламент об архиве является локальным нормативным актом, принимается на Общем собрании работников школы и утверждается (либо вводится в действие) приказом директора общеобразовательного учреждения. 9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии актуальными нормами законодательства Российской Федерации. 9.3. Регламент архива общеобразовательного учреждения принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего Положения. 9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
Перед применением инструкции рекомендуется проверить её соответствие действующим нормативным требованиям и условиям конкретной организации.