Должностная инструкция делопроизводителя дошкольной организации

Должностная инструкция определяет квалификационные условия, функции, обязанности и полномочия специалиста по документационному обеспечению дошкольной образовательной организации. Она регулирует регистрацию, движение и сохранность документации, работу с архивом и персональными сведениями, служебное взаимодействие и пределы ответственности.

Должностная инструкция делопроизводителя в детском саду

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя ДОУ (детского сада) подготовлена с учетом требований с Профстандартом 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 333н от 15 июня 2020 года; с учетом Федерального Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012г № 273-ФЗ с изменениями от 25 апреля 2026 года, Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006г №149-ФЗ с изменениями от 1 апреля 2025 года, Приказа Минпросвещения России от 04.04.2025 № 268 «Об утверждении Особенностей режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и иных сотрудников…», действующего с 1 сентября 2025 года; согласно Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем. 1.2. Настоящий локальный документ делопроизводителя ДОУ по профстандарту регламентирует основные трудовые функции, должностные долженности делопроизводителя детского сада, права и меры ответственности, и взаимоотношения и связи по должности при работе в дошкольном образовательном учреждении. 1.3. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается и освобождается от занимаемой должности заведующий дошкольным образовательным учреждением в порядке, установленном трудовым договором (контрактом) с работником, согласно Трудовым кодексом Российской Федерации. 1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо:
имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих;
соответствующее положениям, касающимся прохождения предварительного (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, внеочередных медицинских осмотров по направлению работодателя, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (при приеме на работу и далее не реже 1 раза в 2 года), вакцинации, и имеющее личную медицинскую книжку с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
не имеющее ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, изложенных в статье 351.1 «Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних» Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. Делопроизводитель непосредственно подчиняется заместителю заведующего по административно-хозяйственной работе (завхозу). 1.6. Сотрудник выполняет трудовую деятельность согласно должностной инструкции делопроизводителя в детском саду с учетом профстандарта, Конституции Российской Федерации, решениям органов управления образования всех уровней, касающимся организации документационного обеспечения в дошкольных образовательных учреждениях, Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации», трудовому договору и Уставу дошкольной образовательной организации. 1.7. Делопроизводитель в ДОУ руководствуется:
Федеральным законом от 22.10.2004г №125-ФЗ "Об архивном деле в РФ";
Федеральным Законом от 29.12.2012г №273 «Об образовании в Российской Федерации»;
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации»;
СП 2.4.2.4283-26 "Санитарно-эпидемиологические положения к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи", которые действуют с 1 сентября 2026 года;
постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению документационного обеспечения;
локальными нормативными актами детского сада, приказами и распоряжениями заведующего дошкольным образовательным учреждением.
правилами орфографии и пунктуации;
правилами работы на персональном компьютере, принтере, ксероксе и иной оргтехнике;
правилами и нормами охраны труда, пожарной безопасности;
инструкцией по охране труда для делопроизводителя ДОУ (детского сада);
административным, трудовым и хозяйственным законодательством;
Правилами внутреннего трудового распорядка детского сада;
1.8. Делопроизводитель обязан знать:
нормативные правовые акты и нормативно-методические документацию, положения, инструкции, иные материалы и документацию по ведению документационного обеспечения в дошкольном образовательном учреждении;
делопроизводство и его ведение;
современные информационные технологии работы с документами;
порядок работы с документами;
схемы документооборота;
правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
правила организации и формы контроля исполнения документации в организации;
типовые сроки исполнения документации;
принципы работы со сроковой картотекой;
назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;
правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документации;
правила документационного обеспечения деятельности дошкольной образовательной организации;
виды документации и их назначение;
положения, предъявляемые к документам согласно нормативными актами и государственными стандартами;
правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документации;
правила создания и ведения баз данных служебных документации в дошкольном образовательном учреждении;
системы электронного документооборота;
правила и сроки отправки исходящих документации;
положения охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
методические рекомендации по выполнению работы с документами в детском саду;
порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
структуру ДОУ и состав сотрудников;
виды номенклатур, общие положения к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
правила выдачи и использования документации из сформированных дел;
критерии разделения документации на группы согласно ценностью информации, содержащейся в них;
порядок использования типовых или ведомственных перечней документации, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документации;
порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
правила составления и утверждения акта о выделении документации, не подлежащих хранению;
правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения согласно действующими нормативно-методическими документами;
правила передачи дел в архив дошкольной образовательной организации;
правила использования телефона, факса, персонального компьютера, ксерокса, принтера, сканера и другой оргтехники;
правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документации;
правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
положения по сохранности служебной информации и защите сведений персонального характера;
основы этики и эстетики;
правила делового общения.
1.9. Делопроизводитель обязан уметь:
работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов дошкольной образовательной организации;
пользоваться справочно-правовыми системами;
применять в ДОУ современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
организовывать работу по учету, хранению и передаче заместителям заведующего детским садом документации текущего документационного обеспечения;
использовать номенклатуру дел при изучении структуры дошкольной образовательной организации, составлении описей дел;
организовывать работу по формированию дел согласно утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
правильно и в установленные сроки формировать документацию в дела с учетом их специфики;
систематизировать документацию внутри дела;
обеспечивать сохранность и защиту документации дошкольной образовательной организации;
пользоваться перечнями документации и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документации при определении сроков их хранения;
оформлять документацию экспертной комиссии;
оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения согласно положениями государственных стандартов Российской Федерации;
производить хронологически-структурную систематизацию дел;
осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения согласно действующими нормативно-методическими документами.
1.10. Делопроизводитель в ДОУ должен строго соблюдать свою должностную инструкцию, разработанную на основе Профстандарта, Конвенцию ООН о правах ребенка, инструкцию по охране труда для делопроизводителя детского сада и инструкции по охране труда при эксплуатации компьютерной и оргтехники, соблюдать установленные правила и положения охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в дошкольном образовательном учреждении. 1.11. Делопроизводитель должен пройти обучение и иметь навыки в оказании первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.

2. Трудовые функции

К основным трудовым функциям делопроизводителя относятся: 2.1. Документационное обеспечение деятельности дошкольной образовательной организации: 2.1.1. Организация работы с документами. 2.1.2. Организация текущего хранения документации. 2.1.3. Организация обработки дел для последующего хранения.

3. Должностные долженности делопроизводителя ДОУ

Делопроизводитель в ДОУ выполняет следующие долженности: 3.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

прием и первичная обработка входящих документации;
предварительное рассмотрение и сортировка документации на регистрируемые документацию и не регистрируемые;
подготовка входящих документации для рассмотрения заведующим дошкольным образовательным учреждением;
регистрация входящих документации;
организация доставки документации исполнителям;
ведение базы данных документации дошкольной образовательной организации;
ведение информационно-справочной работы;
проверяет исполнение документации, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам;
вместе с администрацией ДОУ готовит отчетные документацию для вышестоящих организаций, служебные письма и справки;
выполняет обработку и отправку исходящих документации адресатам, учет получаемой и отправляемой корреспонденции;
выполняет регистрацию, учет, сохранность и передачу в соответствующие структурные подразделения документации текущего документационного обеспечения;
проверяет исполнение документации в дошкольном образовательном учреждении;
формирует личные дела воспитанников, посещающих дошкольное образовательное учреждение;
оформляет трудовые договора и личные дела, устраивающихся на работу сотрудников;
ведет книгу движения воспитанников;
выполняет учет воспитанников льготных категорий;
готовит проекты приказов по движению контингента детей;
ведет книги приказов;
печатает приказы по основной деятельности и иные приказы, знакомит сотрудников дошкольной образовательной организации с приказами под подпись в день их издания.
3.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документации:
разработка номенклатуры дел в детском саду;
проверка правильности оформления документации и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
формирование дел;
контроль правильного и в установленные срокиго распределения и подшивки документации в дела.
3.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:
обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив дошкольной образовательной организации;
проверка сроков хранения документации, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документации к хранению, акта о выделении к уничтожению документации, не подлежащих хранению;
составление внутренней описи дел в ДОУ для особо ценных документации;
оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
передача дел в архив дошкольной образовательной организации.
3.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документацию. 3.5. Осуществляет учет часов работы сотрудников дошкольной образовательной организации, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени сотрудников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись. 3.6. Согласно распоряжениям заведующего печатает и оформляет требуемую документацию для организации образовательной деятельности в дошкольном образовательном учреждении, выполнения годового плана. 3.7. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, организует удобный и быстрый их поиск. 3.8. Занимается подготовкой общих собраний сотрудников детского сада, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией. 3.9. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением. 3.10. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития документационного обеспечения дошкольной образовательной организации, вносит предложения по вопросам усовершенствования документационного обеспечения дошкольной образовательной организации. 3.11. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке сведений персонального характера (далее – ПД). 3.12. Строго выполняет конфиденциальность сведений персонального характера и положения по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания. 3.13. Соблюдает законность целей и способов обработки сведений персонального характера сотрудников и воспитанников дошкольной образовательной организации. 3.14. При использовании электронного оборудования, в том числе клавиатуры и компьютерной мыши ежедневно дезинфицирует их согласно рекомендациями производителя либо с использованием растворов или салфеток на спиртовой основе, содержащих не менее 70% спирта. 3.15. Самостоятельно планирует свою деятельность по согласованию с заведующим дошкольным образовательным учреждением. 3.16. Строго выполняет положения должностной инструкции делопроизводителя ДОУ, разработанной на основе профстандарта, трудовую дисциплину и установленный в детском саду режим дня, санитарно-гигиенические нормы на рабочем месте, правила и положения охраны труда и пожарной безопасности. 3.17. Соблюдает культуру и этику общения с сотрудниками и коллегами по работе, этические нормы поведения в дошкольном образовательном учреждении, в быту и общественных местах. 3.18. Своевременно проходит периодические медицинские осмотры.

4. Права

Делопроизводитель имеет следующие права: 4.1. Право на участие в управлении ДОУ в предусмотренных Трудовым Кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, коллективным договором формах. 4.2. Право на заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым Кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами. 4.3. Право на предоставление работы, обусловленной трудовым договором. 4.4. Право на рабочее место, соответствующее государственным нормативным положениям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором. 4.5. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 4.6. Запрашивать лично или по поручению заведующего от сотрудников детского сада информацию и документацию, необходимые для выполнения его должностных долженностей. 4.7. После передачи документации требовать от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов. 4.8. Право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласноо своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы. 4.9. Право на отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков. 4.10. Право на перерыв для отдыха и питания в течение рабочего дня продолжительностью, установленной Правилами внутреннего трудового распорядка, но не более 2 часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается. 4.11. Право на полную достоверную информацию об условиях труда и положениях охраны труда на рабочем месте, включая реализацию прав, предоставленных законодательством о специальной оценке условий труда. 4.12. Право на подготовку и дополнительное профессиональное образование в порядке, установленном Трудовым Кодексом РФ, иными федеральными законами. 4.13. Право на объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов. 4.14. Право на защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами. Знакомиться с проектами решений заведующего ДОУ, которые относятся к его профессиональной деятельности. 4.15. Право на разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров в порядке, установленном Трудовым Кодексом РФ, иными федеральными законами. 4.16. Право на обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами. 4.17. Имеет иные права, установленные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом ДОУ, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, должностной инструкцией делопроизводителя ДОУ и трудовым договором.

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель ДОУ отвечает:
за разглашение сведений персонального характера воспитанников и их родителей (законных представителей), сотрудников дошкольной образовательной организации;
за разглашение служебной и конфиденциальной информации;
за грамотность составленных документации, оформление согласно норм и требований, в установленные срокисть предоставления (отправки адресату);
не передачу или несвоевременную передачу информации или документации исполнителю по поручению администрации;
за сохранность документации, находящихся в кабинете делопроизводителя, личных дел сотрудников или воспитанников дошкольной образовательной организации;
за неоказание первой помощи пострадавшему, не в установленные срокие извещение или скрытие от администрации дошкольной образовательной организации несчастного случая;
за нарушение порядка действий при возникновения чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.
5.2. За невыполнение или нарушение без уважительных причин должностной инструкции, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и иных локально-нормативных актов, и за принятие решений, повлекших нарушение образовательной деятельности, делопроизводитель несет дисциплинарную меры ответственности в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации. 5.3. За умышленное причинение дошкольному образовательному учреждению или участникам образовательных отношений ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных долженностей специалист по документационному обеспечению детского сада несет материальную меры ответственности в порядке и пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации. 5.4. За невыполнение требований охраны труда, несоблюдения правил пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм делопроизводитель отвечает в пределах, определенных административным законодательством Российской Федерации. 5.5. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей профессиональной деятельности делопроизводитель отвечает в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель ДОУ: 6.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному заведующим дошкольным образовательным учреждением. 6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями воспитанников (лицами их заменяющими). 6.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами. 6.4. Самостоятельно планирует свою работу на каждый день. 6.5. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте. 6.6. Систематически делится информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с сотрудниками и работниками дошкольной образовательной организации. 6.7. Передает информацию и документацию, распоряжения администрации сотрудникам ДОУ, информирует сотрудников о совещаниях, требует от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов. 6.8. Информирует заместителя директора по административно-хозяйственной работе (завхоза) обо всех недостатках в организации условий его деятельности (отсутствии канцелярских принадлежностей, ремонте оргтехники или мебели), соответствии рабочего места нормам охраны труда и пожарной безопасности. Вносит свои предложения по устранению недостатков, по оптимизации работы делопроизводителя. 6.9. Информирует заведующего (при отсутствии – иное должностное лицо) о несчастном случае, факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, заместителя заведующего по административно-хозяйственной части (завхоза) – об аварийных ситуациях в работе систем электроснабжения и теплоснабжения, водоснабжения и водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений. 6.10. Во время отсутствия делопроизводителя его долженности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего дошкольным образовательным учреждением. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную меры ответственности за качественное выполнение возложенных на него долженностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление делопроизводителя ДОУ с настоящей должностной инструкцией выполняется при приеме на работу (до подписания трудового договора). 7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника. 7.3. Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, и в журнале ознакомления с должностными инструкциями. 7.4. Контроль исполнения данной должностной инструкции возлагается на заместителя заведующего по административно-хозяйственной работе (завхоза).

Должностную инструкцию разработал: ___________ /_____________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) «___»_____202__г. ___________ /_____________________/

Рекомендуем перейти к: Должностным инструкциям для ДОУ с учетом профстандартов

Перед применением инструкции рекомендуется проверить её соответствие действующим нормативным требованиям и условиям конкретной организации.